Wer andere führen möchte, muss erst sich selbst führen können!
Als Führungskräfte sind wir täglich mit einer wahren Flut von Informationen konfrontiert. In Form von Mails, Papier, Telefonaten und persönlichen Gesprächen erreichen uns laufend Informationen, Anfragen, Anliegen, Termine und Aufträge. Viele Führungskräfte bekunden Mühe damit, die Übersicht in ihrem Alltag zu bewahren und in der schieren Menge von zu verarbeitenden Kommunikationen die Ordnung zu halten oder die korrekten Prioritäten definieren zu können. Durch die fehlende Ordnung und Struktur stapeln sich die Mails und Papiere, die wir noch sichten müssen, unsere Tischplatte wird unter einen Papierberg begraben und unsere Maileingang explodiert.
Es fehlt an Struktur und in der eigenen Wahrnehmung häufig auch an Zeit.
Die Folgen davon zeigen sich in vielerlei Hinsicht. Wir fühlen uns überwältigt von unserem Informationseingang und bekunden Schwierigkeiten damit, den Weg im Wald all der Informationen zu finden. Ein nicht zu unterschätzender Frust- und Stressfaktor. Wir verlieren die Übersicht und dadurch gehen wichtige Aufgaben, Termine und Feedbacks unter, ganz abgesehen davon, dass der so wichtige Informationsfluss erheblich beeinträchtigt ist.
Meist sind es gerade die Führungsaufgaben, die darunter am meisten leiden. Sie werden zurückgestellt, weil die Zeit damit verloren geht sich im Informationsgewühl zurecht zu finden und die eigenen Sach- und Fachaufgaben auch noch erledigt werden müssen. Dadurch verschieben sich wichtige Interaktionen mit den Mitarbeitenden. Mitarbeitergespräche, in welchem Zyklus auch immer, hat es schon lange nicht mehr gegeben, Anfragen von Mitarbeitenden warten immer noch auf eine Rückmeldung oder die benötigten Informationen und die Zielvereinbarungen oder Feedbackgespräche sollten auch schon lange geführt werden. Diese Situation senkt nicht nur die Leistungsfähigkeit des Teams, sie sorgt auch für Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden. Potenzielle Probleme und Konflikte, die man mit dem rechtzeitigen Eingreifen weitaus einfacher hätte bewältigen können, haben die Zeit zu wachsen.
Wer ständig seine Zeit aufwenden muss, um die gerade benötigten Informationen zu finden oder sich eine Übersicht zu verschaffen, kann nicht produktiv arbeiten oder gar effizient führen.
Um die eigene Zeit auf die wichtigen und produktiven Prioritäten konzentrieren zu können, benötigen wir ein strukturiertes Vorgehen, dass uns die Sortierung und Bewertung der Informationen erleichtert, Routinen, die den Informationseingang regelmässig bearbeiten und ausserdem eine Haltung, die uns die Kontrolle über unsere Zeit wieder zurückgibt.
Was also kannst du tun, um die Übersicht zurückzugewinnen sowie Ordnung und Struktur sicherzustellen?
Organisiere und strukturiere deinen Posteingang, sei es in Papierform oder als Mail. Arbeitest du mit Outlook, nutze die Möglichkeiten den Posteingang mit Regeln automatisch zu priorisieren. Wichtige Mails von deinen Vorgesetzten oder Mitarbeitenden kannst du durch Regeln ebenso automatisch in eigene Ordner leiten, wie regelmässige Informationen in Form von Statistiken, Auswertungen oder anderen wiederkehrenden Kommunikationen. Sorge dafür, dass du aus allen unnötigen Verteilern entfernt wirst. Die Papierform der Informationen, die an dich gelangen, kannst du mit Fächern oder einer Ordnermappe kanalisieren. Das hilft dir bereits dabei die potenziell wichtigen Informationseingänge einfach abrufen zu können.
Hast du die Information eingesehen, dann bewerte und priorisiere sie umgehend, erstelle dir eine effiziente Ablage mit Unterordnern im Outlook oder Ordnungsmappen für die Papierform. Im Outlook kannst du Mails sehr einfach an deine Taskliste übermitteln und so deine ToDo’s sammeln. Die Nutzung von Kategorien hilft dir wiederum dabei dort Struktur reinzubringen. Beispielsweise indem du Führungsaufgaben von Fachaufgaben trennst. Vor allem aber, getraue doch zu entsorgen! Lege Mails ab oder lösche sie, entsorge Papier und Ausdrucke, die du nicht unmittelbar benötigst.
Definiere Routinen für die Informationsverarbeitung, die du diszipliniert einhältst. Für mich war dies jeweils einige Zeit vor meinen Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu sein und meinen Informationseingang zu bearbeiten, zu priorisieren und zu bereinigen. So war ich bereit, wenn mein Team kurz darauf eintraf. Finde den richtigen Moment für dich!
Gewinne die Kontrolle über deine Zeit zurück indem du es wagst «NEIN» zu sagen. Alle von aussen kommenden Erwartungen erfüllen zu wollen ist ein Ding der Unmöglichkeit. An Meetings teilzunehmen, die keinen Nutzen für dich, dein Team oder deine Tätigkeit haben hilft dir nicht dabei deine Zeit produktiv zu nutzen, das gilt auch für unnötige Traktanden oder deren Zeitaufwand. Ein Nein kann auch einfach nur «später» bedeuten, dann wenn es in deine Zeitplanung passt.
Erstelle dir Strukturen und eine Ordnung, welche dir die Übersicht erleichtert. Nutze Automatisierungen. Definiere dir Routinen und halte dich eisern daran und schaffe dir deine Freiräume, denn schenken wird sie dir niemand!